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某食品公司周年慶典活動策劃
作者：佚名 時間：2003-8-18 字體：[大] [中] [小]
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一、調查與策劃
策劃一個成功的公關活動要考慮許多因素。
我們公司三周年慶典活動是這樣策劃實施的：
創 新
有新意的活動才有好的效果。在構思公司三周年慶典活動方案時，我們設計的大致構架是：以公司全體員工上街拜訪公司的所有客戶和廣大消費者為開頭，晚上在西湖上施放煙火，感謝全體市民。為了使施放煙火成為可能，我們先后設計了三套方案。
時 機
時機往往會影響到活動的效果，時機選擇得不好，活動就達不到預期的效果，如果抓住了適當的時機，活動就會顯得有聲勢。我們把活動時間定在10月8日。一方面10月8日是公司的成立紀念日，如果這個慶典活動辦好了，既可以利用這個時機來提高員的士氣，樹立公司的良好印象，又可以加深公眾對公司及其產品的良好印象，他們會逐漸地把10月8日看成是一個特別的日子；另一方面，lo月份是可口可樂公司的全球拜訪周，我們把公司慶典活動與客戶拜訪周結合起來，使我們的客戶和廣大消費者與我們共同分享歡樂，這是一個很好的感情融和手段。
地 點
室內活動的地點比較容易確定，"比較困難的是確定室外活動的地點。在確定室外活動地點的時候要考慮諸多方面的問題，如交通，安全，觀賞性、場內設施、人數與場內空間的比例、氣象、通訊、電力。照明等等。對活動地點幾經選擇，最后確定在靠近西湖的一個公園內，這個公園地處風景區的繁華地帶，可以吸引公眾來觀霞。
內 容
活動是手段，目的是讓公眾接受活動中所包含的意圖。這樣就要精心設計活動的內容，使活動既能充分包含設計意圖，又容易讓大眾接受。活動內容我們是這樣設計的：
1、10月8,9日兩天，公司組成80多對拜訪小組，分別拜訪全市3400家客戶，征求他們的意見，感謝他們一年來對公司業務的大力支持。
2、10月8日一天，派出四輛廣告送貨車，分別慰問全市的交警，感謝他們長期對公司的支持和為全市交通所作出的貢獻；
3、10月9日，在全市20個點開展現調贈飲活動，并向廣大消費者發放感謝信，以感謝廣大消費者對公司的厚愛；
4、10月9日晚，舉辦慶祝活動，進行員工卡拉oK比賽，并評出優秀員工家屬，公司領導感謝廣大員工和員工家屬為公司發展所作出的努力。晚會結束后，施放煙火，與全市人民同樂。
媒 介
舉辦一個大型的活動一定要考慮到媒介的作用，通過媒介可以擴大活動的影響范圍。利用媒介的關鍵是要為活動找一個好的新聞開頭，就是說自己在寫新聞稿時，要站在記者的角度看問題，三周年慶典活動的媒介工作我們是這樣進行的"：
1、找一個好的新聞由頭：活動前剛好接到一個喜訊，公司的產品在1992年全國質量可靠飲料消費者評比中，獲金杯獎第二名、碳酸飲料第一名，我們就以這個為新聞由頭，馬上寫了新聞稿，l0月6日在當地的各大報紙上都發布了這一消息；
2、充分利用廣告；10月8日在當地主要報紙上刊登整版祝賀廣告，把自己想對廣大消費者說的話都寫在上面，盡量以文化的形象出現；
3、精心組織活動：10月8日那天，全體員工掛上綬帶，上面寫著"杭州中萃食品有限公司向全市廣大消費者問好"，拜訪客戶和消費者；
4、利用各種媒介手段。除了10月8日。的報紙廣告和之前的報紙新聞以外，我們還邀請當地的電臺和電視臺進行現場采訪，把我們的活動內容和公司的成就宣傳出去。這些采訪分別于19月8日中午和晚上的新聞節目中播出；
二、方案與實施
1. 感謝客戶
時間：10月8日一9日下午
參加部門：市外銷售部、行政部、財務部、生產部、品控部成2人一組。80對拜訪隊伍
拜訪對象：市內3400家客戶
任務：感謝客戶、收集意見，每組拜訪45家客戶 隨身攜帶：綬帶、感謝信、拜訪登記表，A、B類客戶送可口可樂古典畫 拜訪要求：統一服裝配帶綬帶，主動熱情謙虛禮貌，衷心感謝，以情動人，傾聽意見認真記錄，不做承諾，反饋消息。
2．客戶贈飲
時間：10月9日下午13：30-15：30
贈飲地點：市內繁華地帶20個現調機點，每點4人，限贈800杯，贈完為止，贈飲總量9盎司1600杯(40桶)
3．交警贈飲
時間：10月8日9：00-15：30
地點：市內全部60個崗亭執班交警
總量：每人500mI二瓶，合計70箱
4．中萃之夜晚會
時間：10月8日晚18：00-22：00
地點：阮公墩 內容：祝詞、表揚模范家屬、自助餐。
卡拉0K比賽、煙火 程 序：
16：00-18：00 準備
18：00 晚會開始 主持人：鄭副總
18：00-18：10 陳總講話
18：10一18：20 陳董事長講話
18：20-18：40 宣布模范家屬并授獎
18：40 自助餐開始
19：00-20：30 卡拉0K比賽
20：30-21：00 施放煙火
21：00-21：30 宣布卡拉0K獲獎者并授獎
21：30-22：00 員工離場
三、費用預算
1．感謝客戶
A類客戶40家 畫 80×40＝3200元
B類客戶180家 畫 40×180=7200元
綬帶和印刷品 4000元
小計 14400*元
2.客戶贈飲 688D元
3．交警贈飲3360元
4．定點贈飲和調查13160元
5.中萃之夜晚會 45300元
6.報紙廣告 34000元
7．其它費用 3000元
合計現金：107960元
實物：13740元
總計：121700元
四、活動評估
1．對于政府
這次活動，我們以慰問全市交警的方式來感謝我們對社會各界和當地政府三年來的大力支持。我們慰問全市交警也是對市政府工作的支持，我們所到之處交警們都說："你們自己過節的時候還來慰問我們，真是感謝。"杭州市交警副支隊長王國亮說："交警們的工作確實很辛苦，你們來慰問，我代表全市交警向你們表示感謝。"當我們的慰問車隊來到武林廣場崗亭時，一位正在采訪途中的記者得知這是我們公司開業三周年的特別行動時，他認為很有社會意義，并且拍了照，登在了第二天的報上。 另外，晚上的聯歡晚會，我們邀請了一些市政府領導和港臺商界的朋友。他們一致認為這次活動是他們所參加過的活動中最好的一次。
2. 對于消費者
消費者是我們的"上帝"，感謝廣大消費者三年來的厚愛是我們這次活動的重要目的之一。全市20個點同時開展現調機贈飲活動，同時還發放了《致全市消費者的感謝信》。消費者一邊喝著飲料，一邊看著感謝信，心里一定是一種愉快的感覺。晚上的煙火晚會更是精彩，為了讓更多的人與我們一起分享這種歡慶的快樂，我們在感謝信上標明了放煙火的時間和地點，又在杭州電視臺上作了預告。由于杭州已有多年沒放過煙火了，我們這一放確實熱鬧，第二天《杭州日報》第一版上又刊登了我們放煙火的場面，這樣議論的人就更多了。事后，又有不少單位打電話來詢問我們放煙火的情況，打算效仿。
3. 對于員工及其家屬
人是企業的最大資源，企業的共同價值觀需要獲得員工的認同，企業的經營決策需要員工去執行。所以，重視人的因素是我們這次活動貫徹的主導思想。
在員工聯歡晚會上，公司發出了《致員工家屬的一封信》，把所有的員工家屬邀請來一起參加聯歡。公司對家屬們的感謝，使家屬們也感到自己是公司的一分子。家屬們對這次晚會都很滿意，既增進了對公司的了解，又感受到了大家庭的溫暖。
杭州市副市長華麗珍女士說："杭州中萃食品有限公司為繁榮杭州市的飲料市場、促進飲料工業的發展作出了積極的貢獻，這是公司全體人員共同努力的結果。在短短的三年時問里取得了如此優異的成績，我代表市政府向你們表示祝賀。希望大家繼續努力，為推動抗州市經濟改革和建設作出更大貢獻。"這番講話極大地激勵了員工的士氣，深深體會到了成功的喜悅。在這之后，公司的各項工作，都上了一個新臺階，員工的工作熱情格外高漲。1992年度我們獲得了可口可樂公司頒發的中國區"最佳發展中國家裝瓶廠獎"，這是企業管理、廠區衛生、產品質量、市場布置、消費者服務等諸方面的綜合評比，評比范圍包括大陸的13家廠和香港、臺灣、澳門的裝瓶廠，我們成為唯一獲此殊榮的廠家。
案例評點:
西方有句公關格言："公眾是健忘的。"緣乎此，一個企業或其它社會組織必須經常地有意識地選擇一些契機舉辦專題活動，借以維系與其公眾的良好關系，提醒公眾注意自己的存在，鞏固公眾對本組織的良好印象并不斷強化這種印象，從而為事業的持續發展營造一個和諧的內外環境。俗云："打江山難，坐江山更難。"隨著我國經濟市場化進程的加快，維系型公共關系對企業的重要性愈益突出。杭州中萃食品有限公司舉辦的以"中萃之夜"為重頭戲的三周年慶典活動，提供了一個維系型公共關系的范例。綜觀該案例，顯示出以下特點：
一、立意深遠，力求創新
舉辦周年紀念活動，可說是維系型公共關系的常規節目，司空見慣，人們往往不以為奇。實際上，如沒有較高的立意和較強的創新意識，這類活動往往容易流于一般化。而杭州中萃食品有限公司則在強烈的公關意識的驅使下，一開始就對三周年慶祝活動作了較高的定位：通過舉辦慶典，展示公司業績；對外，進F1步強化與社區公眾--首先是消費者公眾，其次是客戶公眾、政府公眾、媒介公眾等等--的溝通和聯系；對內，增進員工對公司的榮譽感和向心力。為此，要求把慶典辦得既隆重熱烈，又力求創新，富于情趣，把企業的"生日"變成社區公眾共同參與的節日。于是，"感謝消費者"理所當然地升華為這次慶典活動的主題。這一指導思想的確定。既為一系列活動內容的策劃奠定了基礎，也使整個慶典活動顯得意義不凡精心策劃，細密預算。
二、意在筆先
從上述指導思想出發，"中萃"公關部根據公司的人力、物力、財力，策劃了一系列的活動內容：拜訪客戶；慰問交警；街頭贈飲；員工家屬聯歡；煙火晚會。時機選擇上把公司慶典與可口可樂的全球拜訪周有機地銜接起來；媒介策劃上，注意尋找新聞由頭進行新聞預熱，然后在活動期間推出大型祝賀廣告，并通過記者現場采訪對公司成就廣作宣傳。該案例清晰地表明了從活動構想到方案形成的逐步深化、細化的全過程。其中，特別值得注意的是它的預算方案的細密程度。有人說，"離開了預算的策劃，等于沒有策利。"換句話說，離開組織的承受能力而進行的策劃，或者說胸中無"數"的策劃，只能是盲目的策劃。反之，精細的預算方案，既為決策層的決策提供了財務依據，也使整個活動的開支納入可控制的范圍。在開展公關活動時，制訂一個切實可行、周全細密的活動方案，對于活動的成敗有著至關重要的作用。杭州"中萃"的這一做法，反映了我國企業公關運作從粗放型轉向精細型的必然趨勢，因而特別值得推崇。
三、全力實施，全員公關
案例所示，這一慶典活動對一個企業而言，稱得上是"興師動眾"的了。活動內容一環緊扣一環，需要上到董事長、總經理，下到每個部門、每個員工方方面面的配合協調，需要全員公關，合成作戰，方能成功。其問，公司公關部傾注全力組織了活動的實施工作。從某種意義上說，這次慶典活動的舉辦，既是對公司公關主管部門工作能力的一次檢驗，也是對公司內部管理及公關狀況的一次檢驗：職責是否清楚，指令是否有效，配合是否默契......事實證明，由于企業有良好的基礎、員工有良好的素質，由于策劃周密、有"案"可據，活動方案付諸實施，各路人馬各就各位，終于使得一切都有條不紊地順利進行，活動達到了預期的"-石二鳥"的目的：既 聯絡了與廣大消費者的感情，密切了與政府公眾、媒介公眾、客戶公眾及其他公眾的聯系，又增強了企業員工及其家屬對公司的認同感，進一步鞏固和擴大了企業在所在社區以及行業中的地位和影響。
當然，就案例的完整性而言，該案例還存在有待完善之處：一是活動前期調查未見顯示，策劃依據尚欠充分；二是最后的評估略嫌單薄。